home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Business Assistant / Business Assistant.iso / acctg / pc_gl / general.doc < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1990-02-13  |  7.7 KB  |  213 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.       GENERAL INSTRUCTIONS FOR MEDLIN ACCOUNTING SHAREWARE
  5.  
  6.  
  7.      This disk contains the four programs of the Medlin
  8. Accounting Shareware System:
  9.  
  10.      PC-GL    Double Entry General Ledger
  11.      PC-AR    Accounts Receivable
  12.      PC-PR    Payroll Writing
  13.      PC-AP    Accounts Payable
  14.  
  15.      The requested fee is $35 for each program, and entitles you
  16. to telephone support and a configuration program to change
  17. several parameters of the program.  Send a check to:
  18.  
  19.                Jerry Medlin
  20.                1461 Sproul Ave.
  21.                Napa, CA.  94559
  22.  
  23.  
  24.      An order form is at the end of this manual.  To charge,
  25. call (707) 255-4475 between the hours of 8AM to 6PM, Pacific
  26. time.  We accept Master Card and Visa only.
  27.  
  28.      You may run the programs on the supplied disk to try them
  29. out, but eventually you will want to install the programs
  30. properly to give yourself more disk space for data.
  31.  
  32.      The programs are the files listed with the extension of
  33. EXE.  The installation procedure consists of copying ONLY the
  34. program files to another disk -- DATA FILES ARE NOT AFFECTED AND
  35. WILL NOT BE ERASED.
  36.  
  37. INSTALLING THE PROGRAMS ON A HARD DISK
  38.  
  39.      To install the programs on a hard disk, just run the
  40. VIEWDOC program and choose INSTALL PROGRAMS from the menu.  The
  41. program will ask you which programs you wish to install and
  42. designate the path.  If a subdirectory has not been created, the
  43. install routine will create one.  The main programs and any
  44. configuration programs included will be copied to the
  45. subdirectory.  If you are using PC-GL for the first time, the
  46. Standard Chart of Accounts will be copied to the subdirectory
  47. when you install the PC-GL program.  If you already are using a
  48. chart of accounts, the program will not change it.
  49.  
  50.      If you have been using previous versions of Medlin
  51. Accounting Shareware, your previous data will remain intact.  NO
  52. EXISTING DATA WILL BE ERASED BY THE INSTALL ROUTINE.
  53.  
  54.      If you wish to install the programs on a drive other than
  55. C: drive and/or a subdirectory other than \ACCT, use CHANGE COPY
  56. DESTINATION to specify the drive and subdirectory.  (The drive
  57. and subdirectory together are called the path.)  You should
  58. install all four programs on the same subdirectory for easy
  59. accessiblity.
  60.  
  61.      Exit VIEWDOC by selecting QUIT from the menu.
  62.  
  63.      To run a program, first change to the subdirectory by
  64. typing:  CD \ACCT  then type the program name.  IE. type PC-GL
  65. to run PC-GL or PC-AR to run PC-AR.
  66.  
  67.  
  68. INSTALLING THE PROGRAMS ON A FLOPPY DISK
  69.  
  70.      Installing the programs requires formatting a program disk
  71. and a data disk, then using the VIEWDOC program to copy the
  72. programs to the program disk.  If you already have a program
  73. disk and data disk, skip formatting and just run the VIEWDOC
  74. installation program to copy the new programs to your old
  75. program disk.
  76.  
  77. FIRST TIME INSTALLATION-FORMATTING DISKS
  78.  
  79. To format the data disk, put your DOS disk in drive A: and a
  80. blank disk in drive B: and type:
  81.  
  82.      FORMAT B:
  83.  
  84.      Leaving your DOS disk in drive A:, create a program disk by
  85. putting another blank disk in drive B: and type:
  86.  
  87.      FORMAT B:/S
  88.  
  89.      Put away your DOS disk.
  90.  
  91. USING VIEWDOC TO COPY NEW VERSIONS ONTO FORMATTED PROGRAM DISK
  92.  
  93. Move the formatted program disk to drive A: and put this disk in
  94. drive B: and type:
  95.  
  96.      B:VIEWDOC
  97.  
  98.      Choose INSTALL PROGRAMS from the menu and copy the programs
  99. you plan to use to the disk in drive A:. The INSTALL PROGRAM
  100. will copy the main program as well as the configuration program
  101. (included if you have registered for the program).  Exit the
  102. VIEWDOC program by choosing QUIT.
  103.  
  104.      To run any program, place the program disk in drive A: and
  105. the data disk in drive B: and type the name of the program
  106. followed by B:.  IE. type PC-GL B: to run the PC-GL program or
  107. PC-AR B: to run PC-AR.  If you have the configuration programs,
  108. you can use them to permanently set B: drive as the data drive.
  109. A configuration program is provided to registered users of each
  110. program.
  111.  
  112.  
  113. INTEGRATING THE PROGRAMS
  114.  
  115.      With the exception of PC-AP, the programs are not
  116. "integrated".  This means to get the sales totals from the
  117. Accounts Receivable program to the General Ledger program you
  118. must make a journal entry.  Likewise, the payroll totals need to
  119. be entered each month into the general ledger program.  Once you
  120. are familiar with the programs, this takes only a few minutes
  121. per month, and is more convenient than having all of the sales
  122. and payroll detail transferred to the general ledger program
  123. automatically.  The PC-GL manual includes a section on posting
  124. payroll and sales data to the General Ledger.
  125.  
  126.  
  127. COMMAND LINE OPTIONS
  128.  
  129.      The configuration program available to registered users
  130. allows you to specify a data path and colors for each program.
  131. You may also specify the desired data path and colors by adding
  132. them to the command line separated by blank spaces.  The
  133. commands are in the following order:  DATA PATH, BORDER COLOR,
  134. DATA COLOR, PROMPT COLOR AND BACKGROUND COLOR.  For example, if
  135. you run PC-GL by typing:
  136.  
  137. PC-GL B: 3 14 10 1
  138.  
  139. the program looks for data on the B: drive and uses Cyan
  140. borders, Yellow data, Light Green prompts with a Blue
  141. background.
  142.  
  143.      The programs always default to the color mode if you have a
  144. color board in your computer.  Adding /bw to the command line
  145. will force the programs to run without colors if your computer
  146. has a color or graphics board and a monochrome monitor.
  147.  
  148. THE KEYBOARD
  149.  
  150.      The programs make liberal use of the PC's ten key pad for
  151. both numbers and commands.  At some places in the programs, the
  152. 10 key pad produces numbers and at other times the 10 key pad
  153. produces directional commands.  The programs disreguard the Num
  154. Lock status, so it is unnecessary to turn your Num Lock on and
  155. off as you switch from arrow keys to numbers.  The 10 key pad
  156. will produce numbers or commands depending on what is needed at
  157. that point in the program.  One slight side effect of this
  158. process is that for keyboards having separate arrow keys,
  159. pressing the arrow keys will produce numbers at times when the
  160. arrow keys are not needed.
  161.  
  162.  
  163.      These programs have been developed and refined over a
  164. period of six years.  I'm sure you'll find them better than
  165. anything else available.  So, relax, take a deep breath and get
  166. your books in order.
  167.  
  168. MEDLIN SHAREWARE ACCOUNTING          Remit to:  Jerry Medlin
  169. ORDER FORM                                      1461 Sproul Ave.
  170.                                                 Napa, CA.  94559
  171.  
  172. PC-GL General Ledger Program         ($35)      ________
  173.  
  174. PC-AR Accounts Receivable Program    ($35)      ________
  175.  
  176. PC-PR Payroll Writing Program        ($35)      ________
  177.  
  178. PC-AP Accounts Payable Program       ($35)      ________
  179.  
  180. CA Residents add 6.25% Sales Tax                ________
  181.  
  182.      Total Enclosed                             ________
  183.  
  184.  
  185. Name:   ________________________________________________________
  186.  
  187. Company:________________________________________________________
  188.  
  189. Address:________________________________________________________
  190.  
  191. City:   __________________________ State _______ Zip ___________
  192.  
  193. Check one:   5.25 inch OK? ____ or 3.5 inch disk required? ____
  194.  
  195. Payment by:   Check _____   MC _____  VISA _____
  196.  
  197. Card no.:  _____________________________________________________
  198.  
  199. Expiration:________________
  200.  
  201. Cardholder
  202. Name      ______________________________________________________
  203.  
  204. Cardholder
  205. Signature  _____________________________________________________
  206.  
  207.  
  208. Where did you get our program?__________________________________
  209.  
  210. Sorry, no CODs or Purchase Orders.
  211. Latest version of all four programs and configuration programs
  212. for registered programs will be mailed by First Class Mail.
  213.